ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ: «Απογραφή προσωπικού Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου και Δημοτικών Επιχειρήσεων»

Με τις διατάξεις της υπ’ αριθμ. ΔΙΔΑΔ/Φ.81/28/οικ. 22624/28-9-2012 (ΦΕΚ 2658/Β’) κοινής απόφασης των Υπουργών Εσωτερικών, Αποκέντρωσης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Οικονομικών προβλέφθηκε η απογραφή του προσωπικού των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου στο Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου.

Προκειμένου να διενεργηθεί η προαναφερόμενη απογραφή, θα πρέπει οι αρμόδιες διευθύνσεις των Υπουργείων να διαβιβάσουν την παρούσα εγκύκλιο σε όλα τα Ν.Π.Ι.Δ και τις Δημόσιες Επιχειρήσεις που εποπτεύουν, εξαιρουμένων των Δ.Ε.Κ.Ο που υπάγονται στο κεφάλαιο Β’ του Ν.3429/2005. Ειδικότερα, το Υπουργείο Εσωτερικών θα πρέπει να μεριμνήσει και για την διαβίβαση της παρούσας εγκυκλίου σε όλα τα Ν.Π.Ι.Δ. και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α α΄ και β΄ βαθμού. 

Η διαβίβαση της εγκυκλίου προς τα εποπτευόμενα Ν.Π.Ι.Δ., καθώς και η σχετική κοινοποίηση στο Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης με τα στοιχεία επικοινωνίας των αποδεκτών θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι τις  19-7-2013. 

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ Ν.Π.Ι.Δ. ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ

1. Οι αρμόδιοι Διευθυντές Ανθρώπινου Δυναμικού ή οι υπεύθυνοι για το προσωπικό θα πρέπει να συμπληρώσουν  αρχείο Excel με τα στοιχεία του προσωπικού τους. Οι αποσπασμένοι υπάλληλοι απογράφονται από το φορέα που ανήκουν και όχι από το φορέα στον οποίο υπηρετούν με απόσπαση. Οι πληροφορίες που θα χρειαστούν για κάθε απογραφόμενο είναι: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα, Πατρώνυμο, Φύλο, Ημερομηνία Γέννησης, ΑΜΚΑ, Φορέα Απασχόλησης, Εργασιακή Σχέση, Ημερομηνία Πρόσληψης στο Φορέα, Ημερομηνία Λήξης Σύμβασης, Κατηγορία Εκπαίδευσης, Προϋπηρεσία σύμφωνα με το Ν.4093/2012 (έτη, μήνες, μέρες).

2. Παράλληλα με την επεξεργασία του ανωτέρω αρχείου, ο κάθε προϊστάμενος  Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού, ή ο υπεύθυνος για το προσωπικό, θα πρέπει να μεριμνήσει για την αποστολή συνοδευτικού εγγράφου, στο οποίο θα αναφέρονται τα στοιχεία του προϊσταμένου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού ή του υπεύθυνου για το προσωπικό, καθώς και ο συνολικός αριθμός των απογεγραμμένων που περιέχονται στο αρχείο excel.

3. Το αρχείο excel καθώς και το συνοδευτικό έγγραφο θα πρέπει να αποσταλούν ηλεκτρονικά, προκειμένου να διενεργηθεί από την υπηρεσία μας τεχνικός έλεγχος στα αρχεία πριν την έναρξη της ηλεκτρονικής απογραφής. Στην περίπτωση που δεν υπάρχει δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής του συνοδευτικού εγγράφου ή αποστολής του σε μορφή που να είναι εμφανής η υπογραφή (π.χ. σκαναρισμένο σε pdf), το συνοδευτικό έγγραφο θα αποστέλλεται  μέσω φαξ στον αριθμό 213 1313 397.

Η προθεσμία για την ολοκλήρωση της ανωτέρω διαδικασίας είναι η 30η Αυγούστου 2013.

Το αρχείο excel με τα στοιχεία των απογεγραμμένων του κάθε φορέα θα πρέπει να διατηρείται επικαιροποιημένο και μετά την αποστολή του στο Υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, προκειμένου να είναι έτοιμο για μαζική καταχώριση (upload), όταν ενεργοποιηθούν οι εφαρμογές του ηλεκτρονικού Μητρώου Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου για τα Ν.Π.Ι.Δ.